Wielu przedsiębiorców najpierw wybiera darmowy program do faktur online, żeby sprawdzić, jak działa takie oprogramowanie i czy będzie przydatne u nich w firmie. Jeżeli już okaże się, że aplikacja funkcjonuje poprawnie i wystawianie faktur nie jest skomplikowane, dokupują pełną wersję oprogramowania. Dziś faktura on-line nie jest obowiązkowa, ale później wszyscy będą musieli wystawiać takie dokumenty.
Fakturowanie online nie odbiega od faktur papierowych. Na e-fakturze trzeba umieścić te same informacje, które znajdują się na fakturze tradycyjnej. Nie trzeba jej jednakże wysyłać do kontrahentów w formie papierowej, wyłącznie wystarczy wysłać ją e-mailem. Wiele kodów do fakturowania robi to automatycznie, o ile wprowadzona jest w nich informacja na temat adresu e-mailowego. Przed wystawieniem takiego dokumentu warto spytać o potwierdzenie na dostarczanie faktur elektronicznych. które są tańsze i wygodniejsze. Dziś takie faktury wystawia wiele firm. Operatorzy sieci komórkowych proponują dosłownie swoim klientom obniżone rachunki, jeśli zdecydują się na faktury wystawiane elektronicznie. Jeśli faktura wystawiana jest online, można zaraz zdobyć ją na adres email – w dniu wystawienia. Jeśli zaś wysyłana jest pocztą, trzeba brać pod uwagę to, że zanim dotrze minie kilka dni. Szacuje się, że przesyłki pocztowe docierają do klientów w około 3 dni robocze. Faktury elektroniczne honorowane są we wszystkich urzędach. W trakcie sprawdzeniu można przekazać je do urzędu skarbowego na dysku zewnętrznym albo przesłać w formie email. W jednakowy sposób faktury można wysyłać także do zewnętrznej firmy księgowej. I tu znowu pojawia się oszczędność – nie należy jeździć do księgowych z każdą fakturą, jeśli możliwe jest jej przekazanie w formie elektronicznej. Z fakturą on-line wiąże się także łatwy sposób archiwizacji. Takie faktury można przechowywać w chmurze, na dysku zewnętrznym albo w pamięci komputera. Jeśli ktoś usunie plik z fakturą, wystawienie duplikatu jest bardzo proste i w wielu programach można to załatwić jednym kliknięciem.
Zobacz: program do fakturowania online.