W wielu przedsiębiorstwach moment rozpoczęcia pracy z nowym systemem poprzedza okres porządkowania informacji, procedur i odpowiedzialności poszczególnych osób. Nie jest to wyłącznie kwestia techniczna. Jeżeli wcześniej ten sam rodzaj danych był zapisywany na kilka możliwości, samo przeniesienie ich do jednego środowiska nie usuwa istniejących problemów.
Najpierw powinno się ustalić, które informacje są bieżące, kto powinien je wprowadzać i w jakim momencie mają być dostępne dla innych pracowników. Wdrożenia Comarch mogą dotyczyć różnych części działalności, dlatego zakres przygotowań uzależniony jest od liczby użytkowników, rodzaju procesów oraz stopnia ich powiązania. Inaczej przebiega praca nad systemem wykorzystywanym przede wszystkim do obsługi dystrybucji, a całkiem inaczej w organizacji, w której dane sprzedażowe są ściśle związane z magazynem, zakupami, finansami i rozliczeniami.
Podczas planowania warto zwrócić uwagę na czynności realizowane oprócz priorytetowym systemem. Arkusze kalkulacyjne, papierowe rejestry czy dodatkowe pliki bywają wykorzystywane dlatego, że w określonym momencie pracownik potrzebuje informacji, której nie znajduje w standardowym obiegu. Nie zawsze znaczy to błąd organizacyjny. Czasem jest to rozwiązanie stosowane od wielu lat ze względu na konkretną sytuację i dopiero analiza procesu pokazuje, czy powinno zostać zastąpione innym sposobem pracy. Oprogramowanie Comarch może być konfigurowane w współzależności od potrzeb, jednakże każda dodatkowa zmiana wymaga sprawdzenia jej wpływu na inne operacje. Zwłaszcza łatwo przeoczyć współzależności między modułami. Modyfikacja sposobu rejestrowania jednego dokumentu może przecież zmodyfikować dane wykorzystywane później przez magazyn, księgowość albo osoby przygotowujące zestawienia.
Osobną kwestią jest przygotowanie użytkowników. W praktyce pracownicy zwracają uwagę głównie na te elementy, które dotyczą ich codziennych zadań, dlatego szkolenie oparte tylko na ogólnym zilustrowaniu sposobów systemu może nie odpowiadać prawdziwym potrzebom. Osoba wystawiająca dokumenty powinna znać własną ścieżkę działania, ale też mieć świadomość tego, jakie konsekwencje może mieć pominięcie określonego pola lub wykonanie czynności w niewłaściwej kolejności. Przy większej liczbie użytkowników pojawia się również problem różnego poziomu doświadczenia. Jedni bardzo szybko przyswajają nowe rozwiązania, inni potrzebują więcej czasu i przykładów odnoszących się do konkretnych sytuacji. Wdrożenia Comarch mogą więc obejmować nie tylko i wyłącznie konfigurację programu, ale też uwarunkowanie zasad korzystania z niego w poszczególnych działach. Warto ponadto uwzględnić sytuacje wyjątkowe, ponieważ to właśnie przy korektach, zwrotach, zmianach zamówień czy nietuzinkowych dokumentach najłatwiej o rozbieżności w sposobie działania.
Po uruchomieniu systemu pojawia się stopień obserwowania jego użycia w rzeczywistych warunkach. Testy zrobione wcześniej pozwalają sprawdzić zaplanowane scenariusze, ale nie odtwarzają wszystkich zdarzeń, które występują w codziennym rytmie pracy. W pierwszych tygodniach mogą ujawnić się dodatkowe potrzeby dotyczące raportów, uprawnień, kolejności wykonywania operacji albo zakresu informacji widocznych dla konkretnych użytkowników. Nie każda zgłoszona uwaga wymaga natychmiastowej zmiany konfiguracji. Najpierw należy ustalić, czy problem wynika z ustawień, braku wiedzy użytkownika, niejasnej procedury czy rzeczywistego ograniczenia przyjętego rozwiązania. Takie rozróżnienie ma znaczenie, ponieważ pochopne modyfikacje mogą utrudnić pracę w innych obszarach. Oprogramowanie Comarch jest wówczas elementem większego procesu organizacyjnego, w którym sposób przetwarzania danych zależy zarówno od konfiguracji systemu, jak i od przyjętych zasad, zakresu obowiązków oraz codziennych decyzji osób korzystających z poszczególnych funkcji.
Sprawdź: comarch erp e-sklep.