Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa zmienia się sposób, w jaki przetwarzane są informacje. To, co przy kilku pracownikach można było kontrolować za pomocą arkuszy i pojedynczych skryptów, przy większej liczbie operacji zaczyna wymagać bardziej uporządkowanego podejścia. Tyczy się to w szczególności dystrybucji, gospodarki magazynowej, księgowości oraz obsługi klientów.
Wybierając oprogramowanie Comarch, warto zatem patrzeć nie tylko i wyłącznie na listę dostępnych funkcji, lecz również na sposób ich zastosowania w konkretnych procesach. Sama obecność określonego modułu nie znaczy jeszcze, że będzie on niezbędny wszystkim użytkownikom. Z praktycznego punktu widzenia istotniejsze jest ustalenie, jakie informacje mają być wprowadzane, kto będzie z nich korzystał i na jakim etapie powinna nastąpić ich dalsza obsługa. Częstym błędem jest próba odwzorowania każdego starego rozwiązania w nowym systemie. Niektóre procedury funkcjonowały przez lata jedynie dlatego, że wcześniejsze narzędzia nie pozwalały pracować inaczej.
Przed rozpoczęciem przeróbek warto także analizować przepływ dokumentów od początku do końca. Faktura, zamówienie czy dokument magazynowy może przechodzić przez kilka osób, a każda z nich może potrzebować innego zakresu informacji. Jeżeli już na którymś etapie dane są przepisywane ręcznie, pojawia się ryzyko pomyłek i dodatkowa praca. Z drugiej strony pełna automatyzacja nie za każdym razem jest odpowiednim rozwiązaniem. Przy nietypowych operacjach potrzebna może być możliwość ręcznej weryfikacji albo zatrzymania procesu przed jego zakończeniem. Takie przypadki powinno się uwzględnić już podczas projektowania sposobu pracy. Oprogramowanie Comarch może być wykorzystywane w różnych obszarach działalności, dlatego zakres konfiguracji powinien wynikać z faktycznych potrzeb, a nie z założenia, że wszystkie dostępne sposobów muszą zostać uruchomione. Ma to znaczenie także dla późniejszej obsługi systemu, ponieważ każda dodatkowa reguła, formularz czy nietypowe ustawienie zwiększa liczbę elementów, które konsumenci muszą znać.
Osobną kwestią pozostaje przygotowanie użytkowników. Wprowadzenie nowego systemu zmienia na prawdę bardzo często nie tylko wygląd ekranów, niemniej jednak również kolejność wykonywania poszczególnych czynności. Osoba, która uprzednio wpisywała dane w kilku miejscach, może otrzymać inne zadanie, ponieważ część informacji będzie pochodziła z wcześniejszego etapu procesu. W pierwszych tygodniach użytkowania pojawiają się również pytania dotyczące sytuacji rzadkich: korekt, anulowanych dokumentów, zwrotów, modyfikacji cen czy błędnie wprowadzonych danych. Nie warto ograniczać testów tylko do standardowych scenariuszy. To właśnie nietypowe przypadki pokazują, czy przyjęte zasady są zrozumiałe i czy system daje możliwość je obsłużyć bez budowy dodatkowych obejść. Wdrożenia Comarch powinny zatem uwzględniać zarówno konfigurację, jak i sposób wykonywania obowiązków przez osoby, które będą pracować z systemem na co dzień. Technicznie poprawne ustawienie może okazać się niewygodne, jeżeli wymaga od użytkownika wykonywania wielu czynności, które nie wynikają z rzeczywistych potrzeb procesu.
Znaczenie ma także odcinek po uruchomieniu rozwiązania, kiedy można porównać założenia przyjęte przed rozpoczęciem prac z faktycznym sposobem działania. Wówczas często wychodzą na jaw drobne kłopoty, takie jak niejasne nazwy pól, niepotrzebne uprawnienia, brak danych potrzebnych do raportu albo zbyt trudny obieg dokumentu. Nie każda zauważona różnica wymaga natychmiastowej zmiany konfiguracji. Zdarza się, że wystarczy zmiana procedury lub przeszkolenie użytkowników, a w innych sytuacjach niezbędna jest modyfikacja ustawień albo sposobu wymiany danych z innym systemem. Wdrożenia Comarch mogą też obejmować integracje, dlatego przy analizie kłopotu powinno się ustalić, w którym miejscu de facto powstaje błąd. O ile dane są poprawne w jednym systemie, niemniej jednak nieprawidłowe po przekazaniu do kolejnego, sama zmiana ustawień pierwszego kodu nie musi rozwiązać problemu. Takie współzależności mają znaczenie zwłaszcza w organizacjach, w których wiele procesów opiera się na automatycznym przekazywaniu informacji między różnymi narzędziami.
Więcej: obsługa it dla firma łódź.